[weca-board] Re: Research and Presentation of Rental Fees

  • From: Barbara Williamson <bwilliamson525@xxxxxxxxx>
  • To: weca-board@xxxxxxxxxxxxx
  • Date: Thu, 9 Nov 2017 01:40:16 -0500

Rodney

What was the decision on the rate?

I stongly recommend we have an hourly rate for the first 3 hours, with the
4th hour free.  It is important, I think, to show we are working with the
renters.  Anyhting after the 3 + 1 goes back to the hourly rate.  We also
should consider if we are going to charge for fractions of an hour - 30
minutes??  15 minutes??  I personaly think we should leave it at 30
minutes.  E.g., if a renter is in the building 5 1/2 hours, the fee will
be  hourly rate x 3; plus 1 hour free; plus 1 hour at hourly rate; plus 1/2
of the hourly rate for the 30 minutes.

In addition, I feel VERY strongly that a refundable deposit for cleaning be
assessed as I might have mentioned before.  The place must be completely
cleaned and in at least the same condition as when it was rented.  One of
us must do a walk through after the renter has cleaned up and is ready to
convey the building back to us.  If all is well, the rental deposit check
(which we did NOT deposit), will be returned to the renter.  If the place
is not cleaned properly, the renter can clean it to spec, or forefit the
deposit, and we wil deposit the check.  I feel we should pay someone from
the cleaning deposit to restore the building.  Because of this, the
cleaning deposit must be large enough to pay someone to fnish the clean
up.  I think $50 is very reasonable, especially since it will likely be
returned to the renter.

...b......................





On Wed, Nov 8, 2017 at 8:16 PM, Rodney Haynie <rodney.haynie@xxxxxxxxx>
wrote:

Great, we have a majority on the rental fees. Thank you, thank you.

At this point we need clarification on two things:
•       If someone needed the rental for more than 4 hours, how would that
go? Since it is specifically called out to be 4 hours. Does that mean
no more charge after 4 hours? Or are we simply saying $25/$30 per hour
•       What is the deposit amount?$20, $25? Non-refundable, and goes
towards the hourly rental? Or is it an amount that is refunded if
after the rental the building is left as it was prior to renting?

Angela, can you take ahold of this as your own and see the remaining
of the document process through to completion? If not, we can get
someone else on this that has the bandwidth. If you can continue to
take this on, you could ask someone else to partner with you if you
desire. We need the documents drafted out, so we can agree upon the
finals and start bringing in the revenue.

Stephany and Lauren Vance are the members that requested figures on
renting for their adult painting parties. We’ll reach out to them and
let them know that we came to an agreement on the rates. And now since
we have a few dates on the calendar from WECA events already, we know
what is available.

Thank you all!
Rodney



On 11/8/17, Janet Scott <jlrscott@xxxxxxxxx> wrote:
I agree with Mandee:

I vote for members 25.00 per hour and non members 30.00 per hour for 4
hours
Kitchen included.
Definitely do waivers and a deposit for rentals.

I would suggest some oversight re the purpose of the rental along with
the
waivers.
Thanks for your patience.

Janet



On Tue, Nov 7, 2017 at 9:32 PM, Mandee Freeland
<mandee.r.freeland@xxxxxxxxx
wrote:

I vote for members 25.00 per hour and non members 30.00 per hour for 4
hours
Kitchen included.
Definitely do waivers and a deposit for rentals.

On Nov 7, 2017 9:03 PM, "Rodney Haynie" <rodney.haynie@xxxxxxxxx>
wrote:

Thank you Ed.
We have feedback from Angela, Ed, and myself. Four more to go please.


On 11/7/17, Ed Beasley <edbeasley@xxxxxxxxxxx> wrote:

 Rodney, you had asked for feedback on the rental fees:


First my disclaimer...I have never paid to rent any room in any
facility in
my life. However, if I had to, and being of a dollar conservative
nature, I
think $30/hr sounds high. That number "3" would just kill any
interest
I
would have in our facility.



We need to slice the equation between the hourly price and the number
of
enticed uses of the building. Too high a price and we have less turns
at the
wheel. I'll agree with whatever you guys decide because you seem
closer
to
the issue.



I would recommend a deposit because we will encounter situations
where
things are not returned to normal.



BTW, brilliant possible idea about the insurance coverage for a
member
as a
scheduled event.




--Original Message-----
From: R















-----Original Message-----
From: Rodney Haynie <rodney.haynie@xxxxxxxxx>
To: weca-board <weca-board@xxxxxxxxxxxxx>
Sent: Mon, Nov 6, 2017 12:15 pm
Subject: [weca-board] Re: Research and Presentation of Rental Fees

Good afternoon everyone.

We need to come to an at least temporary decision on some pricing of
the building for rental. We have a member that would like to rent the
building, and it may be a recurring thing. It may be every 3 weeks,
at
3 hours of use each booking. The member would like to rent as soon as
the 11th of this month, but it could possibly be put off a week. I
don’t think we want to put anything off, and I think we need to take
action as soon as possible.

So, we need paperwork, I think Angela will be attaching what she had
thus far from other venues. And we need to agree upon some pricing.

Based upon the figures Angela found already, I suggest we have Member
pricing of $30 per hour, and the fifth hour is free. Kitchen use
would
be $10 for the whole booking (not per hour).

Additional thought would be if we have a member that would have a
recurring rental twice a month, maybe we should reduce the per hour
to
$25, as an incentive.

Non-member fees would be $37.50 per hour, with fifth hour free.
$12.50, for booking, for kitchen use.

For members, could we put it on our calendar as a WECA event, so it
is
covered by insurance?

What do you say? Let’s talk $$$.  

Thanks.
Rodney


On 11/3/17, Rodney Haynie <rodney.haynie@xxxxxxxxx> wrote:
Hi Angela, real nice work.
It sounds like we may be able to price our building at a point that
may make it quite enticing to rent from us. I am not sure how the
size
of our banquet hall matches up against the venues you contacted. But
like I mentioned before, we have other things going for us around
the
property.
What does the “Photo Release” entail?
Yes, would you please attach any documents to this email thread. As
you know, we need to get eyes on this sooner than later, since we
want
to start bringing in revenue as soon as possible.
Are any of those documents a waiver of responsibility? In the one
venue that had individual renters sign the waiver, did they also
make
every single participant that walked in the door for that event sign
as well?
Again, nice job.
Thanks.
Rodney


On 11/3/17, Barbara Williamson <bwilliamson525@xxxxxxxxx> wrote:
You did a lot of calls!  I look forward to viewing the
applications/forms
when we have our meeting.

Thank you.  :)

...b..............................

On Fri, Nov 3, 2017 at 4:07 PM, Angela Michael <
plans4u@xxxxxxxxxxx>
wrote:


   - Good day everyone,


After reviewing several venues that provide rental opportunities,
here
is
what I've found.  These are general inquiries and not all the
information
for the rentals.  They've all included a copy of their reservation
form
that I can attached or bring to the next meeting for your review.

Upper Merion Parks and Rec Community Center

   - Cost - The rooms start at 50.00 and  up for members. 65.00
and
up
   for non - members.  This includes table and chair upon request.
(They
also
   will set up for you)
   - All rentals require a contract and non - refundable deposit
   - Individual/groups are responsible for damages
   - Organized groups must provide insurance
  - No alcohol or tobacco

Conshohocken Burrough - All facility rentals

   - Cost - The rooms are 50.00 and up - member or non member
   - All rentals require a contract and non - refundable deposit
   - Individual/groups are responsible for damages
   - Organized groups must provide insurance & individuals must
sign
a
   waiver from suing all parties connected to the establishment
   - Photo release
   - Clean up policy
   - No alcohol or tobacco
   - All payments not paid in full five (5) business days prior to
the
   event will result in a cancellation.

I also contacted several churches and centers that rent their
fellowship
halls but I had to leave messages and ask for a call back.

It looks like the general overview is:


   -  cost is $50.00 an hour +
   - All require of deposit that was usually $25.00
   - They all did not allow alcohol or tobacco
   - All require some type of insurance/liability and or signing
of
a
   waiver of responsibility
   - For those that had a kitchen, the kitchen was included in the
cost
   of rental.

Let me know if you need any additional information.  I also have
copies
of
their applications and rules and regulations of renting the venue.
As soon as I hear from the additional venues, I will send that as
well.

Angela




-----Original Message-----
From: Rodney Haynie <rodney.haynie@xxxxxxxxx>
To: weca-board <weca-board@xxxxxxxxxxxxx>
Sent: Wed, Nov 1, 2017 9:10 pm
Subject: [weca-board] Re: Research and Presentation of Rental Fees

Very, very good Barbara. We will definitely make good use of these
comments.



On 11/1/17, Barbara Williamson <bwilliamson525@xxxxxxxxx> wrote:
Sounds good. It will be a good idea for us to give some thought
to
including in the contract that the building has to be left in
the
condition it was found, specifically, the kitchen, bathrooms and
main
room
must be clean, and the chairs/tables put back the way they were
found.
We might consider taking a frefundable deposit for this. Once we
have
done
the inspection, we can give back the deposit. The amount should
be
the
amount it would cost to have the place cleaned. We could take a
check,
not deposit it, and give it back once the inspection is passed.
Some
or
all of this...

...b....................

On Wed, Nov 1, 2017 at 8:37 PM, Rodney Haynie
<rodney.haynie@xxxxxxxxx>
wrote:

Good evening Board.
The building insurance process is wrapping up, and the building
is
starting to come alive.
There are still small maintenance items that need to be
handled,
and
we are still waiting on more quotes for work to come in for the
bigger
ticket work.
I was approached at the Halloween party, and prior to the party
as
well, with interest on renting the building for events.
Since we have our next general membership meeting on November
13,
and
Board meeting on November 20,, I think we need to handle this
topic
through email.
Today is Wednesday, and I thought it was important for someone
to
make
a few phone calls, search the Internet, etc. and come up with
dollar
amounts other entities charge for renting something comparable
to
our
facility. Then based upon that research, come up with
suggestions
for
what we should charge. I would request this information by the
end
of
this coming weekend.
I have asked Angela Michael to take on this important task. And
it
seems she has begun the process prior to my request…awesome.
I am adding a bit of my thoughts on this subject below:
A few things we have going for us is the fact rental would be
for
the
entire building, and the grounds it sits on. The playground
next
door
is a wonderful extra, but if anyone wanted to put things on the
playground grounds, that would have to go through Parks and
Rec…we
would have contact information on the agreement.
We could have Members and Non-members pricing.
We could have a small “kitchen use” fee, something like $10,
since
we
would have to keep it clean.
We could have a x hours for $y an hour with one free hour
rental
once
you reach z hours of rental. For example, 4 hours rental at $25
an
hour and get the 5th hour free. Add in the kitchen use fee and
it
would be $110 total rental. If renting for 3 hours, it would be
$25
an
hour for a total of $75 (if the renter did not want the
kitchen).
Those are just numbers I threw out there so you understand what
I
am
saying.
Thanks for listening.
Rodney
***
To leave the list, click on the immediately-following link:
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectunsubscribe
<weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectunsubscribe>]
If this link doesn't work then send a message to:
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx
and in the Subject line type:
unsubscribe

For other list commands such as vacation mode, click on the
immediately-following link:-
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectúq
<weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectúq
<http://weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject%C3%BAq>
<http://weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject%C3%BAq>>]
or send a message to,
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx with the Subject: faq

Online, searchable archives of the list are available at
//www.freelists.org/archive/weca-board
***




--
...b......................

Remember...BRE-E-E-E-ATHE... just BRE-E-E-E-ATHE...

***
To leave the list, click on the immediately-following link:
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject=unsubscribe
<weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject=unsubscribe>]
If this link doesn't work then send a message to:
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx
and in the Subject line type:
unsubscribe

For other list commands such as vacation mode, click on the
immediately-following link:-
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject�q
<weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject�q>]
or send a message to,
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx with the Subject: faq

Online, searchable archives of the list are available at
//www.freelists.org/archive/weca-board
***




--
...b......................

Remember...BRE-E-E-E-ATHE... just BRE-E-E-E-ATHE...


***
To leave the list, click on the immediately-following link:
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject=unsubscribe]
If this link doesn't work then send a message to:
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx
and in the Subject line type:
unsubscribe

For other list commands such as vacation mode, click on the
immediately-following link:-
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subject�q]
or send a message to,
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx with the Subject: faq

Online, searchable archives of the list are available at
//www.freelists.org/archive/weca-board
***







***
To leave the list, click on the immediately-following link:
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectunsubscribe]
If this link doesn't work then send a message to:
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx
and in the Subject line type:
unsubscribe

For other list commands such as vacation mode, click on the
immediately-following link:-
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectúq]
or send a message to,
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx with the Subject: faq

Online, searchable archives of the list are available at
//www.freelists.org/archive/weca-board
***



***
To leave the list, click on the immediately-following link:
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectunsubscribe]
If this link doesn't work then send a message to:
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx
and in the Subject line type:
unsubscribe

For other list commands such as vacation mode, click on the
immediately-following link:-
[mailto:weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx?subjectúq]
or send a message to,
weca-board-request@xxxxxxxxxxxxx with the Subject: faq

Online, searchable archives of the list are available at
//www.freelists.org/archive/weca-board
***




-- 
...b......................

Remember...BRE-E-E-E-ATHE... just BRE-E-E-E-ATHE...

Other related posts:

  1. Home
  2. weca-board
  3. Archive
  4. 11-2017