[ryerson_index] Re: Errors Creeping In

  • From: "Paul Owen" <paulowen.co@xxxxxxxxx>
  • To: <ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Mon, 14 Jan 2019 10:40:19 +1100

Hi Margaret

I will attached the 2 notices that I indexed from, maybe I should not be
indexing them. But I think they are helpful to people researching these
families?

The First one is from the Coffs Advocate 1910 and the second one from the
Manning River times 23 July 1953.

With it in mind that its is not ideal to index (un-named female/male), I
followed what I thought were the instructions, 

 



So I created a cross reference.

Square brackets have been discussed by the list for the last month or so.

With the second notice (Moffit) I looked up the NSW BDM entering Moffit with
no search results, I then put in Moffitt and received the result. I don't
know if his name is Moffit or Moffitt as I am not researching the family. 

I am not familiar with the way the program sorts [], but () come at the
beginning of the list, I was assuming that [] were sorted by what was
contained inside. John was right is saying I should not have put Moffitt in
the square brackets even though it came from an external source and not the
notice.

The Coffs Advocate one I will accept the umpires decision.

I have not as yet indexed the third attachment.

 

Paul O

From: ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx
<ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx> On Behalf Of mboots157@xxxxxxxxx
Sent: Monday, 14 January 2019 10:08 AM
To: ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [ryerson_index] Re: Errors Creeping In

 

Another thing I have been doing, I have never used square brackets {Ruby] I
have always used (Ruby).  Is that okay or should I change to the square
bracket.

 

Margaret.

 

From:  <mailto:ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx>
ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx <
<mailto:ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx>
ryerson_index-bounce@xxxxxxxxxxxxx> On Behalf Of Robin & Judy Hill
Sent: Sunday, 13 January 2019 8:59 PM
To:  <mailto:ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx> ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [ryerson_index] Re: Errors Creeping In

 

Thanks for the tips.

 

Judith Hill

----- Original Message ----- 

From:  <mailto:johngrah@xxxxxxxxxxxxxx> John Graham 

To:  <mailto:ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx> ryerson_index@xxxxxxxxxxxxx 

Sent: Sunday, January 13, 2019 5:00 PM

Subject: [ryerson_index] Errors Creeping In

 

From time to time, I point out the types of errors creeping into indexing.
It's been quite a while since I last did so, and while the overall standard
of the data coming through is pretty good, there is always room for
improvement.Here is today's hit-list:

1. Square Brackets

(a)

The whole idea of square brackets is to get rid of as many "un-named"
entries as possible. Therefore this way of indexing is clearly wrong:

        MACNAMARA, (un-named female);26FEB1910;(5m);X;late of Karangi;
        MACNAMARA, [Ruby];;;X;see MACNAMARA, (un-named female);

It should be:

        MACNAMARA, [Ruby];26FEB1910;(5m);X;late of Karangi;

(b)

We don't mix square brackets with other given names in the same entry - the
entry either has the entire given name in square brackets, or it doesn't.
There is no half-way. 

So something like this is invalid:

        MOSSONG, J Victor [Julius]

It should be indexed as

        MOSSONG, J Victor etc
        MOSSONG, [Julius Victor];;;D;see MOSSONG, J Victor;

(c)

Only the given name goes in square brackets, never the surname. The reason
is simple - who would think to search on a surname within square brackets
when we have the "sounds like" function available? 

So this example 

        MOFFIT, H W;21JUL1953;(76);O;;
        [MOFFITT, Herbert William];;;O;see MOFFIT, H W;

should be

        MOFFIT, H W;21JUL1953;(76);O;;
        MOFFITT, [Herbert William];;;O;see MOFFIT, H W;

It's easy to see the indexer's thinking behind putting it all in square
brackets - the surname as registered (double TT) is different to the surname
in the notice (single T). But in these cases, any competent researcher would
look at spelling variations as a matter of course, so we don't need to spell
it out (pun intended!) 


2. Sister

I still see (and correct) too many entries in this format:

        WHELAN, Mary Declan (Sister)

Remember, the correct format is WHELAN, (Sister Mary Declan).


3. Date of Birth

A reminder - the correct format is (born dd mmm yyyy placename). Creative
examples like the following are NOT correct:

        at St John of God, late of (born Privlaka Croatia), formerly of
(born 13 Jul 1966)

        formerly of (born Brunssum, The Netherlands 30 Nov 1922)


4. Prev Name

It is quite common (1 or 2 per day) for these to be entered with a fullstop
instead of a comma, eg "SMITH. Mary" Unfortunately the indexing prog doesn't
edit the prev name field like it does the name field at the time it is
input, so these errors get through to me, and are not picked up until the
database update. This is on the list for the next release of the indexing
prog, but until then, please be careful with Prev Names. 

  
5. Multiple Nicknames

Sometimes a person has more than one nickname, and they are often grouped
together in the notice, eg BROWN, Thomas (Brownie/Browney). When indexing,
we separate the nicknames, so this entry would be indexed as "BROWN, Thomas
(Brownie) (Browney)" 


I look forward to never having to correct any of these errors again!

John

 


 
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