[helpc] Messagerie instantanée: choisir une solution adaptée pour un usage professionnel
- From: "Angel" <angel.alexander@xxxxxxxxx>
- To: helpc@xxxxxxxxxxxxx
- Date: Mon, 01 Apr 2002 13:02:34 +0200
Messagerie instantanée: choisir une solution adaptée pour un usage professionnel
Par Salvatore Salamone,
TechRepublic
29 mars 2002
La messagerie instantanée a fait une entrée en force dans les entreprises,
souvent à l'insu du service informatique. Conseils pour choisir une solution
adaptée aux usages professionnels et préserver la sécurité.
Grâce à AOL, MSN et Yahoo, de plus en plus d'utilisateurs professionnels se
servent désormais de systèmes de messagerie instantanée pour communiquer avec
leurs collègues, leurs clients et leurs amis, tant depuis le bureau qu'à la
maison.
Les employés apprécient les communications en temps réel qu'autorise la
messagerie instantanée. Nombre d'entre eux utilisent ainsi ce service, souvent
gratuit, en complément de leur email professionnel. Le problème pour les
départements informatiques, c'est que la plupart des utilisateurs ont
téléchargé une application gratuite, sans leur approbation, ni même les
prévenir. Ainsi, cet outil de communication est utilisé sans surveillance dans
la plupart des entreprises.
Si les individus et leurs services apprécient la messagerie instantanée,
l'entreprise dans son ensemble n'y gagne pas forcément. En fait, la messagerie
instantanée pourrait influer négativement sur des opérations plus sérieuses, en
accaparant une partie de la bande passante. Sans parler des risques de sécurité
supplémentaires qu'elle implique.
Pour toutes ces raisons, les responsables informatiques commencent à comprendre
qu'il est nécessaire de formaliser l'utilisation de la messagerie instantanée
en proposant une solution pour l'entreprise. Et, comme pour toutes leurs
décisions, les responsables informatiques doivent prendre en considération non
seulement les besoins des utilisateurs, mais également l'infrastructure de
l'entreprise, les programmes de sécurité et la bande passante dont ils
disposent.
Dans cet article, je vais aborder les deux options possibles lors du choix de
l'application de messagerie instantanée adéquate, et tenterai de donner aux
responsables informatiques les moyens de faire immédiatement le bon choix.
Première étape: définir les besoins
Au niveau de l'entreprise, il y a plusieurs façons d'envisager l'utilisation de
la messagerie instantanée: les responsables informatiques peuvent choisir
d'utiliser un service commercial (AOL, Yahoo, MSN, etc.), mettre en place un
serveur de messagerie ou sous-traiter cette dernière à un prestataire externe.
La meilleure approche pour votre entreprise sera celle qui satisfera tant les
besoins des utilisateurs que ceux de l'entreprise.
Tout d'abord, les responsables informatiques doivent savoir à quoi la
messagerie instantanée va servir et quel niveau de contrôle est nécessaire. Si,
par exemple, elle est utilisée pour l'assistance client, il peut être judicieux
d'utiliser les services gratuits proposés par une des sociétés citées
ci-dessus. Cela permet en effet de ne pas avoir à gérer les applications des
utilisateurs extérieurs à l'entreprise. À l'inverse, si elle n'est utilisée que
comme un outil de collaboration interne, et qu'il est nécessaire de garder un
niveau de confidentialité élevé, il est sans doute préférable de mettre en
place un serveur de messagerie interne. Il reste également la possibilité de
sous-traiter le service à un prestataire externe. C'est une solution adaptée
pour les entreprises dont les équipes informatiques sont restreintes et déjà
souvent dédiées à d'autres tâches plus importantes, par exemple les initiatives
e-business.
Votre approche doit permettre de contrôler l'usage de la messagerie
Pour des raisons de fiabilité et de sécurité, les communications doivent
pouvoir être suivies et contrôlées comme la navigation sur internet et la
messagerie électronique.
Ainsi, plusieurs entreprises empêchent leurs employés d'accéder à certains
sites web et les emails sont également contrôlés. Pour ce qui est de la
sécurité, notamment lors de l'utilisation de services gratuits, les entreprises
se sont aperçues que la messagerie instantanée posait des problèmes similaires.
La plupart des utilisateurs pensent que leurs communications ne peuvent pas
être interceptées ou suivies, mais plusieurs incidents prouvent que des carnets
d'adresse ont été compromis. De plus, comme les logiciels de messagerie
instantanée utilisent un système de mot de passe classique, il est possible de
mettre un nom sur chaque utilisateur et ainsi de compromettre l'entreprise.
En plus des questions de fiabillité et de sécurité, la messagerie instantanée
peut également poser des problèmes de productivité, similaires à ceux que
connurent nombre d'entreprises lorsqu'elles commencèrent à donner accès à
internet à leurs employés. De nombreuses anecdotes mettent en évidence le fait
que la messagerie instantanée, généralement considérée comme un outil de
productivité, peut en fait la réduire considérablement.
«Si vous avez des employés qui utilisent le même compte de messagerie
instantanée chez eux et au travail, ils utilisent le même nom d'utilisateur»,
explique William Rantner, administrateur système d'une société financière de
Boston. «Alors naturellement, lorsqu'un de leurs amis voit qu'ils sont
connectés, comme rien ne précise qu'ils sont au travail, ils discutent de
sujets aussi passionnants que le match de la veille... Rien qui soit
directement lié au travail.»
C'est pourquoi certains responsables informatiques envisagent surtout
d'utiliser des produits qui leur donnent un moyen de contrôle sur l'utilisation
de la messagerie instantanée via le réseau de l'entreprise. «Ce qui nous
inquiète, c'est la confidentialité des informations échangées», explique Robert
Perkins, responsable informatique d'une petite société de fusion acquisition.
«Pour nous, toutes les communications sont très sensibles.»
Perkins a donc cherché un produit qui permette de crypter les communications. À
l'heure actuelle, il n'y a que peu de développeurs qui proposent des produits
avec codage, notamment Bantu, Ikimbo, Jabber et JabCast.
Le choix ne doit pas se faire que sur la messagerie
Certains responsables techniques veulent également des solutions de messagerie
plus évoluées, en plus d'un système déployé en entreprise offrant un bon niveau
de sécurité. Lotus Sametime répond à ces besoins. Cette application permet de
mettre en place un système interne de messagerie instantanée et des discussions
de groupe. Vous pouvez l'intégrer au système de messagerie instantanée de AOL.
Cette possibilité s'avère bien pratique lorsque vous êtes en déplacement chez
des clients. Ainsi, des utilisateurs internes peuvent utiliser Sametime alors
qu'ils sont en déplacement chez des clients en utilisant l'Instant Messenger
d'AOL (AIM), sans risque de compromettre la sécurité.
Il est déjà évident à ce point que le véritable défi lorsque vous choisissez et
déployez une application de messagerie instantanée, c'est de ne pas
s'intéresser qu'aux capacités de messagerie. Les entreprises doivent choisir
une solution qui offre aux employés un outil de communication fiable sans
risquer de compromettre l'infrastructure interne et qui soit compatible avec
les autres applications de l'entreprise.
Angel A.
List admin.
angel.alexander@xxxxxxxxx
Other related posts:
- » [helpc] Messagerie instantanée: choisir une solution adaptée pour un usage professionnel
