[gsis_admins] Re: FW: GNETS & SLDS

  • From: Kathy Davies <kdavies@xxxxxxxxxxxxxxx>
  • To: "gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx" <gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Fri, 6 Jan 2017 13:18:52 -0500

Oh! I thought their ssn had to be in the SIS to get that.



*Kathy Davies*
*System Information Manager, Lamar County Schools*
*Co-Chair, Georgia PowerSchool Users Group*
*http://www.lamar.k12.ga.us ;<http://www.lamar.k12.ga.us> *
*v. 770.358.8668 f. 770.358.8669*

Be Green, Keep It On Screen -  But if you must print, shred!

On Fri, Jan 6, 2017 at 11:28 AM, Samantha Mimbs <
samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx> wrote:

This is what they see when they log into SLDS and launch GOIEP.  I have
removed names to protect the innocent....  This SpEd Teacher in another
district (a GNETS district) has a case containing x number of our
students.  They only see the IEP data for those students.  That is using
only the generic SSN information.

[image: Inline image 2]

*Best Regards,*
*Samantha Mimbs*   Data Coordinator, Monroe County Schools
[image: photo]
Phone: 478-994-2031 <478-994-2031>
Email: samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx <samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>
Website: http://www.monroe.k12.ga.us ;<http://www.monroe.k12.ga.us/>
Address: 25 Brooklyn Ave Forsyth, GA 31029


<https://twitter.com/mimbss>
*IMPORTANT: The contents of this email and any attachments are
confidential. They are intended for the named recipient(s) only. If you
have received this email by mistake, please notify the sender immediately
and do not disclose the contents to anyone or make copies thereof.*

<http://www.monroe.k12.ga.us/>



On Fri, Jan 6, 2017 at 11:20 AM, Kathy Davies <kdavies@xxxxxxxxxxxxxxx>
wrote:

But if you're using a generic ssn, I don't understand how they each log
into SLDS. I thought the ssn was part of what got them in.



*Kathy Davies*
*System Information Manager, Lamar County Schools*
*Co-Chair, Georgia PowerSchool Users Group*
*http://www.lamar.k12.ga.us ;<http://www.lamar.k12.ga.us> *
*v. 770.358.8668 <(770)%20358-8668> f. 770.358.8669 <(770)%20358-8669>*

Be Green, Keep It On Screen -  But if you must print, shred!

On Fri, Jan 6, 2017 at 10:49 AM, Samantha Mimbs <
samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx> wrote:

It was to allow them access to GOIEP.  They can launch SLDS and get to
GOIEP....but they can only access their specific caseload as it is assigned
in GOIEP.

*Best Regards,*
*Samantha Mimbs*   Data Coordinator, Monroe County Schools
[image: photo]
Phone: 478-994-2031 <478-994-2031>
Email: samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx <samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>
Website: http://www.monroe.k12.ga.us ;<http://www.monroe.k12.ga.us/>
Address: 25 Brooklyn Ave Forsyth, GA 31029


<https://twitter.com/mimbss>
*IMPORTANT: The contents of this email and any attachments are
confidential. They are intended for the named recipient(s) only. If you
have received this email by mistake, please notify the sender immediately
and do not disclose the contents to anyone or make copies thereof.*

<http://www.monroe.k12.ga.us/>



On Fri, Jan 6, 2017 at 10:43 AM, Kathy Davies <kdavies@xxxxxxxxxxxxxxx>
wrote:

I doubt they will use the grade books. Isn't the point to get them into
SLDS?



*Kathy Davies*
*System Information Manager, Lamar County Schools*
*Co-Chair, Georgia PowerSchool Users Group*
*http://www.lamar.k12.ga.us ;<http://www.lamar.k12.ga.us> *
*v. 770.358.8668 <(770)%20358-8668> f. 770.358.8669 <(770)%20358-8669>*

Be Green, Keep It On Screen -  But if you must print, shred!

On Fri, Jan 6, 2017 at 10:08 AM, Theresa Beckum <
Theresa.Beckum@xxxxxxxxxxx> wrote:

I still do not see how this process will help Bibb. Our students are
enrolled in our GNET’s program with their home schools in the override. 
ALL
or our GNET teachers will have to be added to ALL our schools because
students at the GNETs program can come from any of our schools. Will they
have to be scheduled at home school? Teacher will have to go to various
schools to enter grades for their students – imagine the number of
gradebooks.



*From:* gsis_admins-bounce@xxxxxxxxxxxxx [mailto:
gsis_admins-bounce@xxxxxxxxxxxxx] *On Behalf Of *Denise Epperson
*Sent:* Friday, January 6, 2017 9:36 AM
*To:* gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx
*Subject:* [gsis_admins] FW: GNETS & SLDS



Hubert tried sending this to the group yesterday but it was rejected
and I tried to forward it through, but it did not work.  I requested that
he resend it to me this morning and here is his response to the email
Samantha send out.



Thank you,

Denise Epperson

Administrative Technology
Griffin-Spalding County Schools

770-229-3710 x 10315 <(770)%20229-3710>

770-229-3708 <(770)%20229-3708>



*From:* Hubert Bennett [mailto:HBennett@xxxxxxxxxxxxx]
*Sent:* Thursday, January 05, 2017 5:52 PM
*To:* Samantha Mimbs <samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>;
gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx
*Subject:* FW: GNETS & SLDS



Good evening GSIS…. thank you for the email spelling out the Board's
concerns. I apologize for the delay in responding, but I wanted to make
sure the below answer were satisfactory to all DOE Stakeholders. I will 
try
to answer the concerns below- in red



Reply from:

Hubert Bennett, PhD

Ga DOE

(404) 576-2415 (cell)



*From:* Samantha Mimbs [mailto:samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx
<samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>]
*Sent:* Wednesday, December 14, 2016 12:49 PM
*To:* Hubert Bennett <HBennett@xxxxxxxxxxxxx>
*Cc:* gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx; Robert Swiggum <
RSwiggum@xxxxxxxxxxxxx>
*Subject:* GNETS & SLDS



Good day!



The GSIS Board has met today.  There was discussion of a webinar that
was held in November and as late as yesterday regarding SLDS access to
GNETS staff serving students from outside districts. *The GNETS
process is not an "off-the-cuff" decision. We have been working with the
Governor's office for many months now. This process is being implemented 
to
help offset some of the issues that have been brought forward in the
Federal Lawsuit against Georgia on the behalf of the GNET Program. 
Granting
access to GNET facilities is not an optional process but it is imperative
that we move forward with a standard process to provide this access.*



It is the boards understanding that districts with GNETS students
being served outside of their home district are going to be required to
create staff records with the GNETS staff social security numbers.  The
board has several concerns regarding the delivery of information and the
impact this requirement may have on future state reporting cycles. *Data
collections (which is in the Technology Services division) has been
involved with the discussions. They are aware that this is not an optional
process, so they are aware that edit checks will need to be in place to
accommodate this reporting of non-employee SSNs. Data Collection work is
ongoing to vet any new edit checks that are required to accommodate these
new data records.*



It seems that several members of the board were unaware of the
scheduled webinars.  The concern extends to those districts that were also
unaware of the webinars and the information shared during those webinars.
Further concern is shared due to SLDS Governance Board members not being
aware of the changes. What body of people have been involved in rolling 
out
this new process?  This lack of communication has generated a great deal 
of
confusion concerning this new requirement and how the districts should
proceed.  *The State's Representative has been in communication with
all 24 GNETS facilities for several months, providing monthly updates. It
is unfortunate that everyone could not be included in communications at 
the
same time. We appreciate the GSIS Boards concern, but please understand we
have been diligent in working through the pilot process. FYI - we piloted
this process with the Cedarwood GNETS for almost two months prior to 
moving
forward. A "rollout" strategy was then created that would bring
districts/GNETS online using a "wave" approach. Due to the anticipated
capacity as we rolled access out, we wanted to make sure that the entire
state was not trying to implement this at the same time. The systems that
have not received email announcements/notices are obviously later in the
process. We began the "wave rollout" on Nov 18th with the first wave. The
second wave began yesterday Dec 13th. The third wave is tentatively
scheduled for Jan 13th. FYI- Work continues with SpEd Dept to arrive at 
the
appropriate solution in regards to providing GOIEP access to some GNET
facilities. *



An email shared with the board contained documentation regarding
settings in Infinite Campus and Powerschool.  Who generated these
documents?  It is the understanding of the board that the vendors were not
used as a resource when generating these documents. *You are correct,
the vendors were not directly involved with the creation of the
documentation, but they were consulted in regards to the overall process.
The simplified document was created by the pilot system and then we (Jesse
Peavy and I) edited to create the two separate documents (one for Infinite
Campus and the other for PowerSchool).*



Have the new required settings been tested to ensure they provide the
expected end result without a negative impact on other state reporting
cycles? *Please see the answer about the pilot process.*



I appreciate, in advance, any information you can share with the board
to assist us and the districts with ensuring we are in compliance with
reporting and confidentiality requirements. *There have been many
conversations around these very concerns. As we move forward, we realize
there may need to be some slight modifications along the way. Such
modifications would be to make this more seamless and standardized. We 
have
the end process clearly defined to which is a simple process where GNET
personnel can see ALL of their students with one entry point into the 
data,
similar to the 110,000 teachers within the Public School System.*


*Best Regards,*

*Samantha Mimbs*   Data Coordinator, Monroe County Schools

[image: Image removed by sender. photo]

Phone: 478-994-2031 <478-994-2031>

Email: samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx <samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>

Website: http://www.monroe.k12.ga.us ;<http://www.monroe.k12.ga.us/>

Address: 25 Brooklyn Ave Forsyth, GA 31029



[image: Image removed by sender.] <https://twitter.com/mimbss>

*IMPORTANT: The contents of this email and any attachments are
confidential. They are intended for the named recipient(s) only. If you
have received this email by mistake, please notify the sender immediately
and do not disclose the contents to anyone or make copies thereof.*

[image: Image removed by sender.] <http://www.monroe.k12.ga.us/>





This message is intended only for specified recipients. If you are not
the intended recipient, you are notified that disclosing, copying,
distributing, or taking any action in reliance on the contents of this
information is strictly prohibited. This communication represents the
originator's personal views, which may not reflect those of Lamar County
Schools.




This message is intended only for specified recipients. If you are not
the intended recipient, you are notified that disclosing, copying,
distributing, or taking any action in reliance on the contents of this
information is strictly prohibited. This communication represents the
originator's personal views, which may not reflect those of Lamar County
Schools.




-- 
This message is intended only for specified recipients. If you are not the 
intended recipient, you are notified that disclosing, copying, 
distributing, or taking any action in reliance on the contents of this 
information is strictly prohibited. This communication represents the 
originator's personal views, which may not reflect those of Lamar County 
Schools.

PNG image

JPEG image

Other related posts:

  1. Home
  2. gsis_admins
  3. Archive
  4. 01-2017