[gsis_admins] Re: FW: GNETS & SLDS

  • From: Theresa Beckum <Theresa.Beckum@xxxxxxxxxxx>
  • To: "gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx" <gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Fri, 6 Jan 2017 15:08:44 +0000

I still do not see how this process will help Bibb. Our students are enrolled 
in our GNET’s program with their home schools in the override. ALL or our GNET 
teachers will have to be added to ALL our schools because students at the GNETs 
program can come from any of our schools. Will they have to be scheduled at 
home school? Teacher will have to go to various schools to enter grades for 
their students – imagine the number of gradebooks.

From: gsis_admins-bounce@xxxxxxxxxxxxx 
[mailto:gsis_admins-bounce@xxxxxxxxxxxxx] On Behalf Of Denise Epperson
Sent: Friday, January 6, 2017 9:36 AM
To: gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [gsis_admins] FW: GNETS & SLDS

Hubert tried sending this to the group yesterday but it was rejected and I 
tried to forward it through, but it did not work.  I requested that he resend 
it to me this morning and here is his response to the email Samantha send out.

Thank you,
Denise Epperson
Administrative Technology
Griffin-Spalding County Schools
770-229-3710 x 10315
770-229-3708

From: Hubert Bennett 
[mailto:HBennett@xxxxxxxxxxxxx<mailto:HBennett@xxxxxxxxxxxxx>]
Sent: Thursday, January 05, 2017 5:52 PM
To: Samantha Mimbs 
<samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx<mailto:samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>>; 
gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx<mailto:gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx>
Subject: FW: GNETS & SLDS

Good evening GSIS…. thank you for the email spelling out the Board's concerns. 
I apologize for the delay in responding, but I wanted to make sure the below 
answer were satisfactory to all DOE Stakeholders. I will try to answer the 
concerns below- in red

Reply from:
Hubert Bennett, PhD
Ga DOE
(404) 576-2415 (cell)

From: Samantha Mimbs [mailto:samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx]
Sent: Wednesday, December 14, 2016 12:49 PM
To: Hubert Bennett <HBennett@xxxxxxxxxxxxx<mailto:HBennett@xxxxxxxxxxxxx>>
Cc: gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx<mailto:gsis_admins@xxxxxxxxxxxxx>; Robert Swiggum 
<RSwiggum@xxxxxxxxxxxxx<mailto:RSwiggum@xxxxxxxxxxxxx>>
Subject: GNETS & SLDS

Good day!

The GSIS Board has met today.  There was discussion of a webinar that was held 
in November and as late as yesterday regarding SLDS access to GNETS staff 
serving students from outside districts. The GNETS process is not an 
"off-the-cuff" decision. We have been working with the Governor's office for 
many months now. This process is being implemented to help offset some of the 
issues that have been brought forward in the Federal Lawsuit against Georgia on 
the behalf of the GNET Program. Granting access to GNET facilities is not an 
optional process but it is imperative that we move forward with a standard 
process to provide this access.

It is the boards understanding that districts with GNETS students being served 
outside of their home district are going to be required to create staff records 
with the GNETS staff social security numbers.  The board has several concerns 
regarding the delivery of information and the impact this requirement may have 
on future state reporting cycles. Data collections (which is in the Technology 
Services division) has been involved with the discussions. They are aware that 
this is not an optional process, so they are aware that edit checks will need 
to be in place to accommodate this reporting of non-employee SSNs. Data 
Collection work is ongoing to vet any new edit checks that are required to 
accommodate these new data records.

It seems that several members of the board were unaware of the scheduled 
webinars.  The concern extends to those districts that were also unaware of the 
webinars and the information shared during those webinars.  Further concern is 
shared due to SLDS Governance Board members not being aware of the changes. 
What body of people have been involved in rolling out this new process?  This 
lack of communication has generated a great deal of confusion concerning this 
new requirement and how the districts should proceed.  The State's 
Representative has been in communication with all 24 GNETS facilities for 
several months, providing monthly updates. It is unfortunate that everyone 
could not be included in communications at the same time. We appreciate the 
GSIS Boards concern, but please understand we have been diligent in working 
through the pilot process. FYI - we piloted this process with the Cedarwood 
GNETS for almost two months prior to moving forward. A "rollout" strategy was 
then created that would bring districts/GNETS online using a "wave" approach. 
Due to the anticipated capacity as we rolled access out, we wanted to make sure 
that the entire state was not trying to implement this at the same time. The 
systems that have not received email announcements/notices are obviously later 
in the process. We began the "wave rollout" on Nov 18th with the first wave. 
The second wave began yesterday Dec 13th. The third wave is tentatively 
scheduled for Jan 13th. FYI- Work continues with SpEd Dept to arrive at the 
appropriate solution in regards to providing GOIEP access to some GNET 
facilities.

An email shared with the board contained documentation regarding settings in 
Infinite Campus and Powerschool.  Who generated these documents?  It is the 
understanding of the board that the vendors were not used as a resource when 
generating these documents. You are correct, the vendors were not directly 
involved with the creation of the documentation, but they were consulted in 
regards to the overall process. The simplified document was created by the 
pilot system and then we (Jesse Peavy and I) edited to create the two separate 
documents (one for Infinite Campus and the other for PowerSchool).

Have the new required settings been tested to ensure they provide the expected 
end result without a negative impact on other state reporting cycles? Please 
see the answer about the pilot process.

I appreciate, in advance, any information you can share with the board to 
assist us and the districts with ensuring we are in compliance with reporting 
and confidentiality requirements. There have been many conversations around 
these very concerns. As we move forward, we realize there may need to be some 
slight modifications along the way. Such modifications would be to make this 
more seamless and standardized. We have the end process clearly defined to 
which is a simple process where GNET personnel can see ALL of their students 
with one entry point into the data, similar to the 110,000 teachers within the 
Public School System.

Best Regards,
Samantha Mimbs   Data Coordinator, Monroe County Schools
[Image removed by sender. photo]

Phone: 478-994-2031<tel:478-994-2031>
Email: samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx<mailto:samantha.mimbs@xxxxxxxxxxxxx>
Website: http://www.monroe.k12.ga.us<http://www.monroe.k12.ga.us/>
Address: 25 Brooklyn Ave Forsyth, GA 31029



[Image removed by sender.]<https://twitter.com/mimbss>
IMPORTANT: The contents of this email and any attachments are confidential. 
They are intended for the named recipient(s) only. If you have received this 
email by mistake, please notify the sender immediately and do not disclose the 
contents to anyone or make copies thereof.

[Image removed by sender.]<http://www.monroe.k12.ga.us/>


JPEG image

Other related posts:

  1. Home
  2. gsis_admins
  3. Archive
  4. 01-2017