[sogagg] Re: Attendance Update: 2018 PGD Planning Meeting: Friday 13 July 2018 (Action Required)

  • From: "John Hank" <land_surveyor@xxxxxxx>
  • To: <sogagg@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Wed, 11 Jul 2018 20:08:50 -0700

I will be there in in person, but Birdie is out of town....sHank

------ Original Message ------
Received: Wed, 11 Jul 2018 04:40:47 PM PDT
From: "Charles Hopkins" <chopkins294@xxxxxxxxx>
To: "'SOGAGG Collective'" <sogagg@xxxxxxxxxxxxx>
Subject: [sogagg] Attendance Update:  2018 PGD Planning Meeting:  Friday 13
July 2018 (Action Required)

Please respond on attending Friday if you have not yet done so.  This is a key
event in proceeding to a successful tournament.  We need your participation.

We will be using Zoom, thanks to OB.

This will be at Epsilon 1100 - 1300, thanks to Ace.  Room and phone backup to
Zoom to follow.

ACTION:  Prepare for this discussion using the entrance criteria listed
below.

 

Ace – In Person 

Axe – In Person 

Divot – In Person

Docho – In Person

OB – In Person

Rules – In Person

Shaft – In Person

TBD – In Person

Woods – In Person 

 

Chi Chi – Call In/Zoom 

Knockdown – Call In/Zoom 

Skully – Call In/Zoom

Trek – Call In/Zoom

 

Bagger 

Birdie 

sHank 

 

Bounceback – Not Available

Hazard  – Not Available

Old Slice – Not Available

 

------------------------------------------------------------------------------

SOGAGG, Let’s have as many people in person at this meeting as possible. 
Please tell me and Ace if you are attending in person or via telecom.  

 

Ace,

  Can you set us up with a large conference room from 1100 to 1300 and provide
a call-in number for those unable to attend in person?

 

OB,

  Let’s try your Zoom account again. Can you start it and pass it to me?

 

Entrance Criteria (Please note some new roles and responsibilities.)

•                     Executive Director:  Ace.  Prepare status report.

•                     Sponsorship Director:  Axe.  Prepare status report.

*       Include a game plan for wrapping up the sponsorship effort.
*       Develop for Shaft a list of sponsor banners for the banquet hall, 
on-course
canopies, and holes (banana-type).
*       Establish processes for creating signage, providing to course, and
coordinating placement on the course.

•                     Finance Director:  Woods.  Prepare status report.

•                     Non-sponsorship, Off-course Fundraising (NOF)
Director.  Skully.  Prepare status report.

*       Develop a list of auction items and their estimated value.
*       Develop  the process for conducting the silent auction, including 
collecting
payments and providing documentation.
*       Develop for Shaft volunteer requirements for conducting the silent 
auction.
*       Develop a list of “swag bag” items.
*       Develop for Shaft volunteer requirements for bag stuffing.

•                     Non-sponsorship, On-course Events (NOE) Director. 
sHank.  Present status report.

*       Create a definition of the pre-tee off games and the associated costs of
equipment for the on-course events.
*       Prepare a plan to coordinate with Rules and RBI (Paul Kipfstuhl -
PKipfstuhl@xxxxxxxxxxxxx <mailto:PKipfstuhl@xxxxxxxxxxxxx> ) to set up course
per the Player Game Guide.
*       Develop for Shaft volunteer requirements for help in setup and 
operation of
on-course events.

•                     Webmaster.  Greg Minter.  Builds and maintains a
Patriot Golf Day web-site.

•                     Registration Site Manager.  Helna Correll.  Builds and
maintains a Patriot Gold Day registration site.

•                     Day of Event Director.  Shaft.  Prepare a status
report regarding responsibilities assigned and processes established to direct
staff and volunteers to:

*       Arrange for the transport and hanging of sponsor banners, both in the
banquet hall and on canopies on the course.  

*       Note:  Course will hang banners (at least in the banquet hall).  Bring 
zip
ties and bungie cords to attach banners to canopies.

*       Conduct check-in and registration of players.

*       Provide players with swag bags, on-course contest wrist bands, rules, 
player
game guides, etc.
*       Enable players to purchase on-course contest package as late as while 
in the
staging area prior to heading to the teeing grounds.

*       Husband players from their cars, through check-in, to their carts, & to
breakfast; monitor the putting contest; and otherwise assist players onto the
course.  
*       Conduct a national anthem with color guard kick-off just before players 
head
out to the teeing grounds.
*       Conduct actions required during the golf round:  As many as 30 
volunteers at
various locations on the course husbanding the on-course contests.
*       Manage the after-party flow.  Conduct the Silent Auction; make a record 
of
winners and collect payments.
*       Prepare a script for speakers, sponsor videos (Divot has the projector;
Rules has the laptop; need a screen), and award presentations.

•                     Assistant Day-of-Event Directors.  We need a large
team to assist Shaft in the preparation for and conduct of the Day of Event. 
These SOGAGG members are assigned to this function:

*       Bagger; Birdie; Divot; Docho; Hazard; Knockdown; OB; Old Slice; Rules; 
Skully; TBD; Trek; Woods.
*       Check in with Shaft regarding his expectations for you on the Day of 
Event.

•                     External Communications Director.  Chi Chi.  Prepare
status report.

•                     SOGAGG Foursome:  Ace, Axe, Chi Chi; sHank.  Represent
SOGAGG in the Patriot Golf Day.  Starting Hole:  Number 10.

*       Let’s discuss how we can get additional SOGAGG players on the course.
*       Note:  SOGAGG players will pay for their own green fees and on-course
contest packages.

 

Agenda

•                     Executive Director:  Ace.  Present status report.

•                     Sponsorship Director:  Axe Present status report.

•                     Finance Director:  Woods.  Present status report.

•                     Non-sponsorship, Off-course Fundraising (NOF)
Director.  Skully.  Present status report.

•                     Non-sponsorship, On-course Events (NOE) Director. 
sHank.  Present status report.

•                     Day of Event Director.  Shaft.  Present status
report.

•                     External Communications Director.  Chi Chi.  Present
status report.

•                     Event Manager:  Rules.  Discuss action items.  Wrap
Up.

 

Exit Criteria

•                     Event Manager and Directors agree on continuing roles,
responsibilities, and timelines.

 

Warm Regards,

Rules

619 944-2786

Chopkins294@xxxxxxxxx <mailto:Chopkins294@xxxxxxxxx

 

<2018 PGD Status Report Template.pptx>





Other related posts: