[ SHOWGSD-L ] Fw: Questions about Closed Board meetings and Special Meetings - some follow up

  • From: "Melanie Fuellgraf" <dmarc-noreply@xxxxxxxxxxxxx> (Redacted sender "valleydogs2000" for DMARC)
  • To: "Showgsd-l@xxxxxxxxxxxxx" <Showgsd-l@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Mon, 26 Sep 2016 03:19:11 +0000 (UTC)



   To start with,  let me apologize in advance for not replying to individual 
emails and comments about my original post.  I receive the 'digest' emails from 
this group and sometimes it is cumbersome to reply.  I want to follow up on a 
post I made a few weeks ago and explain why I wrote it...or at least the 
direction I was going in with the post.    I believe it is related to a lot of 
the recent conversations regarding transparency of the board 
First, I wanted to understand what rules, guidelines, laws, etc, the GSDCA, Inc 
organization/BOD  needed to adhere to in conducting business, specifically with 
regard to the closed sessions of the BOD meetings and the communication to the 
membership.     - As a non profit dog club are there  federal rules governing 
these types of organizations and the communication between the BOD and 
membership?  What rules or guidelines does AKC have in place concerning Parent 
clubs, etc.     -  
Second,  If there is a problem, or perceived problem of the membership with how 
BOD meetings are conducted (specifically the closed sessions and secret voting 
even special meetings) Then, I/we can either look for a way to change that or 
sit back and gripe about it.    For example, it looks like the P&P  addresses 
Closed sessions of the Board, but basically allows the President or any other 
Board member to call for a closed session when that individual deems it is 
needed for " other sensitive matters".    Since this is addressed in the 
Policies and Procedures versus the By-Laws, we as a club have more flexibility 
in making changes to that. i.e we are not restricted to only being allowed to 
make so many changes in so many years as per By-law changes and AKC.    
Therefore I would propose a By-Laws change to remove the wording " other 
sensitive matters" from Page 6 of the P&P in the "Closed Session"  section.     
 This would remove the discretionary ability of the BOD members to declare an 
issue/item "sensitive' and only those items specifically identified would be 
permitted to be discussed/voted on at a closed session.     If the BOD chooses 
not to entertain this discussion or proposed By-Laws change, the membership has 
the ability to petition the board to address an item.   
If the membership thinks it would be beneficial, a P&P change could also be 
proposed to specifically state when and when not a secret ballot or vote can 
take place at Board meetings.  By having these items specifically outlined in 
the P&P, the decision to have a closed session or secret vote is removed from 
the personalities, prejudices, favoritisms, etc of the BOD members. 
Do any of you think this is worthwhile to pursue? 
I have included a copy of my initial post below. 
Thanks, Melanievalleydogs2000@xxxxxxxxx
ps. Evan & Linda would it be possible to address the access,  to the 
membership,  of the BOD meetings via a conference call or some other 
telecommunications method via adding a specific statement to the P&P? 


 

 
----- Forwarded Message -----
 From: Melanie Fuellgraf <valleydogs2000@xxxxxxxxx>
 To: "Showgsd-l@xxxxxxxxxxxxx" <Showgsd-l@xxxxxxxxxxxxx> 
 Sent: Thursday, September 8, 2016 7:03 PM
 Subject: Questions about Closed Board meetings and Special Meetings
   
 Hopefully some of you out there can answer some of these questions concerning 
the use of 'closed sessions'  and 'Special Meetings" by the GSDCA board. 
CLOSED SESSIONS1. The P&P on page 6 describes closed sessions of the board 
Closed sessions of the Board: 
Matters dealing with personalities; special awards such as being placed on the 
Roll of Honor; President's Citation Award; Honored Guest at National; 
dedications; as well as disciplinary matters and other sensitive matters shall 
be discussed at a closed session of the Board. The President and/or members of 
the Board shall feel free to call for a closed session, or sessions, at any 
time of the Board meeting. 
This statement addresses discussions that may be permitted at a 'closed 
session' of the board but it does not state anything about closed or private 
voting that takes place with regard to the discussions. 
When is the Board permitted to have a secret ballot?  
2. Where in the Bylaws or the P&P does it afford permission for the Board to 
have 'secret ballots'?     
3. Who determines what is a 'sensitive matter'  as stated in the above P&P 
statement?
4. Would it be in the best interest of the club to update/change the P&P to 
specifically state what may and may not be discussed  and voted on in a closed 
session of the board? 
5. Is the GSDCA, INC governed by any state with regard to open and closed board 
of director meetings?  
6. How does the board substantiate or verify  information which is brought 
forth at a closed session?  

SPECIAL MEETINGS
1. Does the membership need to be informed of a Special Meeting prior to the 
meeting?2. Are Special Meetings closed or open?3. Does the membership have a 
'right' to attend a Special Meeting? 
Thanks in advance to anyone who can supply some answers to these questions.  I 
am perplexed about the secret ballots other than dealing with personal issues 
and awards. 
Melanie Fuellgrafvalleydogs2000@xxxxxxxxx






   

Other related posts:

  • » [ SHOWGSD-L ] Fw: Questions about Closed Board meetings and Special Meetings - some follow up - Melanie Fuellgraf