[program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

  • From: "Jean-Claude Provost" <jc.provost@xxxxxxxxxxxxxx>
  • To: <program-l@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Fri, 2 Apr 2021 14:35:35 -0400

LOL!

 

Don’t worry my friend…  all that is normal😊  :Your project made too much sense…

 

Besides, I’m sure toying with the ideas contributed to your technical 
betterment…

 

Cheers,

 

Jean-Claude Provost

 

From: program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx> On Behalf 
Of pablocmd2014@xxxxxxxxx
Sent: Friday, April 2, 2021 7:38 AM
To: program-l@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

 

Hi Jean,

 

According with what I have found about this matter, Microsoft Forms is able to 
hold the data. I don’t know for how long or how much Data is Microsoft Forms 
able to hold. Yes, you are able to transfer the data to an excel file. However, 
it is a process that should be done by someone. In contrast with Microsoft 
Forms, Excel Online forms transferred the data from the form automatically to 
the excel sheet as soon as the submit button has been click or in the way we 
prefer on excel. No body has to go to Microsoft Forms and with a couple of 
clicks transfer the data to excel.

However, not knowing how much data or for how long this data is going to be 
keep in the Microsoft Forms, it sounds a little bit ambiguous and it might be a 
problem in the future since there would need to be someone keeping an eye on 
the Microsoft Forms.  With the training and with the correct levels of access 
to be able to update the excel files with the information from the Microsoft 
Forms platform.

Nevertheless, yesterday, I had a meeting with my supervisor and they want to 
stop the project since just to change a simple PDF form is a process that could 
take several years. So, they told me to stop with this idea. 

My apologies to all for this transit of emails for nothing.

 

Very respectfully,

 

 

Pablo Morales

 

 

From: program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx>  
<program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx> > On 
Behalf Of Jean-Claude Provost
Sent: Friday, April 2, 2021 5:49 AM
To: program-l@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

 

Hi Pablo,

 

I have never used Microsoft forms but, if it doesn’t want to convert the data 
to Excel (which sounds really weird to me), can you save the data in an 
intermediate format?  By that, I mean some sort of delimited data file such as 
.csv.  Then, you could import that in Excel & be on your way…  Granted, it’s an 
additional step but, once automated, it shouldn’t hurt anybody😊

 

Cheers,

 

Jean-Claude Provost

 

From: program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx>  
<program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx> > On 
Behalf Of pablocmd2014@xxxxxxxxx <mailto:pablocmd2014@xxxxxxxxx
Sent: Wednesday, March 31, 2021 11:21 PM
To: program-l@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

 

Hi Jean,

 

Yes, we agree that PDF are the enemies. They have been using the PDF files sent 
by email forever. This is one of the reasons why the process are so slow. 
Sometimes these PDF are going to be missing essential information, so the 
sender has to correct the PDF and send it again. This duplication of 
information of files has catastrophic consequences to the data reliability.

So we want to stop the use of the PDF. 

We have Share Point and I don’t think that would be difficult to create an 
Excel form, and add it to Share Point. I guess that the users would be able to 
add the information on the form and this information is going to be saved on 
the excel sheet. However, I am not sure if I would be able to control how the 
data is going to be store. I would like to have the data in a table of records 
since we need to create statistical reports.

I need to learn more about the Excel Forms. Unfortunately, Microsoft is 
discontinuing Excel Online forms and wants everybody to use Microsoft Forms. 
Microsoft Forms is not able to add the information on the forms in an excel 
sheet. I think that Microsoft’s decision is a step back for users.

Also, I haven’t talked about accessibility yet. Let us see.

 

 

Thank you,

 

Pablo

 

 

 

From: program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx>  
<program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx> > On 
Behalf Of Jean-Claude Provost
Sent: Tuesday, March 30, 2021 2:55 PM
To: program-l@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

 

Hi There,

 

Let me share some ideas.  They may not solve all your issues but I hope they 
help…

 

1.      As some have said, I believe Excel is your friend & I don’t see the 
need to complicate the matters with Access
2.      PDF is your enemy here.  The sooner you can get your data out of it, 
the better…  I don’t know how you can convert your data in a predictable text 
format (.csv or with other delimiters), but to me, that is your biggest problem 
since from what you say, your input is not controllable…
3.      You are right in worrying about concurrent access to your data.  But 
actually, SharePoint might be a good ally in this respect.  If I’m not 
mistaken, if you have, say a spreadsheet, stored on SharePoint, you can control 
what kind of access your users will have (read only or read write).  
Furthermore, for those users who have read write access, SharePoint can handle 
that in that there is a versioning mechanism.  If someone needs to change the 
master spreadsheet, he/she will download it & the document can be “checked out” 
until it’s updated & “checked in” again.

 

To summarize, the SharePoint support person is one of your best ally here.  
Finally, you may realize that a slight change in the whole process may be in 
order & it should be accepted if you conceive it (& document it) right…  
Remember, clarity is of the essence!

 

HTH

 

Good luck.

 

Jean-Claude Provost

 

From: program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx>  
<program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l-bounce@xxxxxxxxxxxxx> > On 
Behalf Of pablocmd2014@xxxxxxxxx <mailto:pablocmd2014@xxxxxxxxx
Sent: Monday, March 29, 2021 10:51 PM
To: 'Tony Malykh' <anton.malykh@xxxxxxxxx <mailto:anton.malykh@xxxxxxxxx> >; 
program-l@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l@xxxxxxxxxxxxx
Subject: [program-l] Re: How to proceed, please I need some advice

 

Tony and all,

 

My apologies for my confusing email.

 

I am taking an internship in the federal government. However, this internship 
is in a division that is not related in any way with my education or either 
with my previous work experience. My supervisor is not on the position to 
decide to use an Access database since it is not her area of expertise.  She 
wants to organize the information that her office managed. This office manage 
the award for the employees of this federal entity. Supervisors and managers 
submit to this office PDF files with the information of employees that they are 
nominating for an specific award. Sometimes these PDF has to be return to the 
senders because the PDF has the information uncomplete or with typing mistakes. 
Moreover, the location of data on separate PDF files makes extremely difficult 
for her employees to verify or take the information in an organized and 
accurate fashion.

So, she knows that I had  some experience coding years ago. Additionally, in my 
area of education I know a little bit about quantifiable information that she 
needs as outcomes from this project.

She asked me to develop a system that would let supervisors and managers to 
submit the information with an automized way that will verify that all data on 
the form is complete and accurate. Additionally, she doesn’t want anybody 
copying and pasting information from the PDF since there are also a lot of 
human errors.

Lastly, she also wants to get some statistical reports that  are the less 
complex part of this project.

What is the problem. I am looking for a way to collect this information in a 
automize way from the supervisors and managers directly to a database.

During the day I found 3 or 4 possible paths to take.

1.      Is Developing an Access database and putting it in a share folder. 
However, it might not be the best choice since the number of people accessing 
the database is unknown. Moreover, it will require some coding, testing and I 
only have 3 months to finish this project.
2.      Using Share point and using a share point survey form. It will be able 
to create reports and even transfer the data to another platforms. However, I 
am not sure which are those platforms and how accessible it could be.
3.      Using Microsoft Excel online forms. This is the ideal choice because, I 
will be able to create the data reports on excel without mayor problem. 
However, Microsoft will be taking this software away very soon.
4.      Using Microsoft Forms. This is the solution that will replace Microsoft 
Excel forms and it appear to be much better than the previous solution. 
Nevertheless, Microsoft Forms is not able to transfer the data automatically to 
an excel file. It will be something that should be done manually. Nevertheless, 
I have no idea about the accessibility of this platform.

She doesn’t want to expend a penny, and the resources available are very 
limited. I don’t have any development platform or database management platform 
available. Request it could take weeks and time is a scared resource now. 
Additionally, I might lack experience on those platforms. So, learning is 
something that also is going to require time and testing.

If you have any additional idea, or which of these previous options could be 
the best solution?

 

Thanks to all,

 

Pablo

 

 

5.       
6.      A

 

From: Tony Malykh <anton.malykh@xxxxxxxxx <mailto:anton.malykh@xxxxxxxxx> > 
Sent: Monday, March 29, 2021 9:06 PM
To: program-l@xxxxxxxxxxxxx <mailto:program-l@xxxxxxxxxxxxx> ; 
pablocmd2014@xxxxxxxxx <mailto:pablocmd2014@xxxxxxxxx
Subject: Re: [program-l] How to proceed, please I need some advise

 

I don't see a clear question in your email, so let me try to answer your "I am 
not sure" questions:

I am not sure what type of database to use, 
Since this is your internship, I would expect your manager to figure out this 
for you. Typically interns are not supposed to make decisions like this.
I am not sure if Access will allow me to use a database of a type with these 
limited resources. 
Again, this should be your manager's responsibility to pick the right tools.
I am not sure if the creation of Access forms is going to be accessible, 
Accessibility is a tricky point. Did you discuss your accessibility needs with 
your manager prior to accepting your internship offer? If not, then you should 
have. Also, if not, then you should discuss this as soon as possible, and 
communicate your limitations, like that if a certain software is not 
accessible, you won't be able to use it. Then hopefully your manager will be 
able to adjust your internship project if there are any accessibility issues. 
But also, it is your responsibility to let them know what is accessible and 
what is not accessible - you can't expect sighted people to understand 
screenreaders.
I am not sure if using the access database I would be able to pull out the 
data to create statistical reports with excel or if access is able to create 
this type of reports.
That's again your manager's responsibility. Typically for internship projects 
they would have already picked the right tools to accomplish the project. So if 
they tell you to use Access, you should know that at least without considering 
accessibility your project can be accomplished with Access.
I don't know if I helped to clarify your situation in any way. If you have any 
other questions - please try to formulate them in a more clear form - then 
hopefully I'll be able to provide more helpful response.
--Tony

 

On 3/29/2021 7:41 AM, pablocmd2014@xxxxxxxxx <mailto:pablocmd2014@xxxxxxxxx>  
wrote:

Hello everyone,

 

I am taking an internship and my supervisor has spoken to me about something 
that they want me to do. I would like some advise about how to move forward 
with this request. 

 

They receive inputs from other offices like names, department, supervisor, type 
of award and year.  They receive this information on PDF files. 

I have been asked to create something that could allow people in this office to 
input this information in a unique database. Additionally, they would like to 
use this information to create simple statistical reports . The resources 
available are Microsoft Excel and Access. That is all.

They don’t want me to develop so much code, so they want something like a form 
on Access or Excel. However, I am not sure what type of database to use, I am 
not sure if Access will allow me to use a database of a type with these limited 
resources. I am not sure if the creation of Access forms is going to be 
accessible, I am not sure if using the access database I would be able to pull 
out the data to create statistical reports with excel or if access is able to 
create this type of reports. I am a little bit lost and I would like to ask to 
all of you for some advise about how to proceed in this case.

 

Thanks in advance,

 

Pablo

 

Other related posts: