[newdevjobsindo] Fwd: UCLG ASPAC Vacant Position : EXECUTIVE ASSISTANT

  • From: UCLG Asia Pacific <recruitment.uclg@xxxxxxxxx>
  • To: newdevjobsindo@xxxxxxxxxxxxx
  • Date: Mon, 13 Jan 2020 05:48:39 +0700

---------- Forwarded message ---------
From: UCLG Asia Pacific <recruitment.uclg@xxxxxxxxx>
Date: Fri, Jan 10, 2020 at 5:01 PM
Subject: UCLG ASPAC Vacant Position : EXECUTIVE ASSISTANT
To: <newdevjobsindo@xxxxxxxxxxxxx>




*Background *

The United Cities and Local Governments (UCLG) is a worldwide association
of local governments and the officially recognized voice of local
governments by the United Nations. UCLG was established on 1 January 2004
and is headquartered in Barcelona, Spain. UCLG is an amalgamation of
International Union of Local Authorities (IULA), United Towns Organisation
(UTO), and World Association of the Major Metropolises (METROPOLIS) set up
in Ghent (Belgium) in 1913, in Aix-les-Bains (France) in 1957 and in Paris
(France) in 1985, respectively.



Following this unification, UCLG ASPAC was established in Taipei on 14
April 2004, as the new entity of IULA ASPAC. UCLG ASPAC’s Secretariat is
hosted by Jakarta Provincial Government based in Jakarta, Indonesia. UCLG
ASPAC is the largest regional section of UCLG. It has linkages to more than
7,000 cities and local governments and represents well over 3.76 billion
people - more than half of the world population - and incorporates
economically fast developing countries such as China, India, and Indonesia.



UCLG ASPAC is the key knowledge management hub on local government issues
in the Asia-Pacific region. It promotes democratic local government,
supports cooperation between cities, local governments and their
associations, and facilitates programmes, network and partnerships to
develop the capacity of local governments and the associations. Moreover,
UCLG ASPAC represents local governments politically within the
international community, and with the United Nations and its agencies. It
also promotes inclusive societies which safeguard equality, social and
economic justice, and sustainable community development.  UCLG ASPAC is
engaged in all relevant thematic fields for nurturing sustainable
development comprising local economic development, climate change, disaster
resiliency, culture, strategic planning, decentralisation, municipal
finance, gender equality, women leadership and empowerment and good
governance.



Following the expansion of its Secretariat and to support the increased
cooperation of cities and local governments, UCLG ASPAC is inviting
professional and dynamic people to fill in the opened positions. UCLG ASPAC
is recruiting* Executive Assistant* (EA) for a one-year (1) period with
possibility of extension, based on satisfactory performance. The Post
assigned is to provide high quality personal and administrative assistance
to the Secretary General and in support of wider operations. The EA reports
directly to the Secretary General (SG).





*Objectives:                                                          *

   1. To be responsible for being the main point of contact/liaison of SG
   in relations with internal team and external members, partners and
   stakeholders.
   2. To be responsible for managing SG’s schedules to ensure effective and
   efficient activities of the SG’s Bureau.
   3. To communicate, work and coordinate with other
   staff/programme/project team members and managers to support SG.



The EA will be directly supervised by the SG of UCLG ASPAC, and will be
supported by relevant managers and/or coordinators/officers. She/he will
undertake the following tasks:




   - Manage SG’s schedules in effective and efficient manner;
   - Arrange and organise SG’s meetings with internal team and external
   members, partners, stakeholders, etc;
   - Support SG in technical, administrative and communication related
   work, such as: correspondences, collecting information, initiating
   telecommunications, boosting the social media coverage, etc;
   -  Organise SG’s memos/mails, emails, presentations, reports and other
   relevant documents;
   - Develop and maintain SG’s filing and contact inventory;
   - Arrange SG’s travels and permit documents, including planned and
   recommended best options ahead of time;
   - Deliver high quality customer services orientation/support/liaise of
   internal team members to external members, partners, stakeholders to meet
   their needs and enable Organisation achieve its objectives;
   - Ensure delivery of various range of service or support for team
   members for smooth, effective and efficient work;
   - Perform other duties as requested by the SG in well-organized and
   timely manners.



*Qualifications:*

v  Education:

-          Bachelor’s degree in administration or other relevant areas.



v  Experience:

-          Minimum 5 (five) years of similar professional experience;

-          Has working experience in an international environment,
respecting different cultures and nationalities;

-          Demonstrated experience working with local governments,
multi-donor agencies and/or development partners.



v  Language:

-          Fluency in written and spoken in English and Bahasa Indonesia.



v  Computer skills:

-          Advanced computer skills, particularly MS Office.

-          Familiar with and/or understanding the value of effective
communication and social media outreach.



v  Other skills and competency:

-          Excellent communication and inter-personal skills;

-          Strong time management and organizational skills;

-          Good writing and presentation skills;

-          Multi-tasking with ability to work under pressure;

-          Honest, trustworthy and demonstrate sound work ethics;

-          Good customer services orientation;

-          Be willing to travel when required.



*Supporting Team*

The *post *will be supervised by the Secretary General and have close
coordination with other Head of Divisions, and supported by relevant
managers and/or coordinators/officers.

*How to apply*

* Please submit the application letter, state salary expectation and CV to
recruitment@xxxxxxxxxxxxxx

* Only selected candidates will be contacted.

Other related posts:

  • » [newdevjobsindo] Fwd: UCLG ASPAC Vacant Position : EXECUTIVE ASSISTANT - UCLG Asia Pacific