[highland-board] Re: June Meeting Agenda

  • From: Tiffany Harlow <tiffany.harlow@xxxxxxxxx>
  • To: Highland Board <highland-board@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Mon, 4 Jun 2018 14:33:49 -0400

Hi everyone, I got back in town from Spain on Friday and haven't been
feeling well. Today was my first day back at work and I am a bit
overwhelmed.  I will get the key and board to Kelli tonight but I do not
think I will be able to make it to the meeting.  If there is something you
need my vote on prior to, please let me know and I can correspond via
email.



*Tiffany Harlow, Esq. tiffany.harlow@xxxxxxxxx
<tiffany.harlow@xxxxxxxxx>404-931-5567*

On Mon, Jun 4, 2018 at 10:35 AM, Kelli Reid <kellijreid@xxxxxxxxx> wrote:

Attached are the committee sign ups from last summer as well as my
questions regarding the April Financials.  CMA, if you could address the
financial questions during or before the meeting that would be great.

Thanks,
Kelli

On Mon, Jun 4, 2018 at 9:59 AM, Kelli Reid <kellijreid@xxxxxxxxx> wrote:

Morning!

It said the right time on my calendar and only guy's calendar. And yup
Jackie, the invite was sent to the entire community.  I've received the
acceptes, declines, and tentative responses from neighbors. I also set it
up to do a reminder 5 hours and then 30 minutes ahead of time.

Thanks,
Kelli

On Mon, Jun 4, 2018 at 9:31 AM Jackie Reedy <jackiereedy@xxxxxxxxx>
wrote:

Ok. I'll send a reminder that it is for 6:30, correct?



On Sun, Jun 3, 2018 at 11:07 PM, Alex Agle <alex@xxxxxxxxx> wrote:

There was a discussion about whether or not we wanted to go forward with
a June 4th meeting, since the reserve study is in process.

Rather than wait until the July meeting, I felt that we did need to meet
to discuss some topics, so the scope of the meeting would be limited to
policy issues and small dollar amount expenditures.

At the end of the meeting, if the Board feels strongly that we should go
ahead and order pool furniture, then I'm ok with that.  I don't remember
seeing any quotes or options, so I'm not sure if we'll be ready to make
a decision tomorrow.  If necessary, we can handle that topic via email,
due to its urgency.

I believe I saw a meeting reminder sent to the entire community,
however, the calendar entry appeared for me from 5:30PM-6:30PM.  The
subject did say that the meeting began at 6:30PM.

Again, the meeting is expected to last 75 minutes, but longer if we will
be discussing pool furniture.

Thanks,
Alex
--
Alex Agle
alex@xxxxxxxxx
C 404-229-3325
W 404-894-6165

-------- Original Message --------
Subject: [highland-board] Re: June Meeting Agenda
From: Jackie Reedy <jackiereedy@xxxxxxxxx>
Date: Sun, June 03, 2018 10:47 pm
To: Highland Board <highland-board@xxxxxxxxxxxxx>


Thanks for the agenda Alex. I'm sorry that I missed this, but when
did we
decide we were going to wait on making any financial decisions? I
don't see
anything in my email about the reserve study. I feel strongly that we
discuss purchasing additional pool furniture. I was at the pool this
weekend and chairs are very limited. Waiting until July doesn't make
sense
when that's half way through summer. The pool lining looks great. More
chairs would be an easy, additional win for the board.

Can we please discuss?

Kelli, did your invite on June 1 go to the entire Highland list serve
or
just to us? Wondering if I need to send a reminder tonight or
tomorrow.

Jackie




On Sun, Jun 3, 2018 at 9:40 PM, Kelli Reid <kellijreid@xxxxxxxxx>
wrote:

Regarding the landscaping, I believe it fell through the cracks
during the
transition of property management. I believe it may have already
been on
the table but we had so many other items come up such as major gate
issues
and the install of the new compactor, the landscaping fell through.

Regarding a common area for public files, yes, we can definitely
discuss
this during the meeting. Since we're on hold from making financial
decisions this is at least one area we can make strides in.

I agree on not mentioning the compactor unless it comes up.  We can
be
prepared in case it does.  That's the main reason I re-added the
verbiage
to this email.

Regarding the financials, the deficit has historically been due to
the
insurance being paid earlier.  I did print the financials from last
year so
I'll re-review those as well just to confirm. CMA can also confirm.

I actually forgot to mention a note about the water. That's an area
we
always need to focus on as it's our largest expense.  We're already
in the
red with water. There has been a periodic leak at the compactor
that Joe
Curtis and myself have mentioned before. I did notice it happening
again
last week. That could be the cause of our issues. So this is
something we
would need to at least discuss. Perhaps in the meantime we can
reiterate
that water is the largest expense and it would be in everyone's best
interest to be mindful of water usage until we obtain the reserve
study.
Once we receive the study we can determine what all we can afford
to review
regarding water.

Thanks,
Kelli

On Sun, Jun 3, 2018 at 5:55 PM Alex Agle <alex@xxxxxxxxx> wrote:

Hi Kelli,

I'll make a brief comment about the fact that we are doing a
reserve
study, and that we are tabling some items until the July meeting,
when
we better understand our financial situation.

I'm not sure why unit 503 hasn't been addressed yet.  The homeowner
flagged me down yesterday.  I figured we could bring it to CMA's
attention.

I think having a common area for documents is a good idea.  We can
go
with a free solution or something that costs a nominal fee.  For
example, dropbox comes to mind, but if users have to sign up for a
personal account to gain access, is it still a good idea?  I have
a file
storage service that we could use for free, as we did with the
Google
Fiber project, but what happens if I want to shut the service down
in a
few years?  We can discuss this topic via email and present a
solution
during the July meeting.

We can mention the flange and compactor paint job if homeowners
bring up
the issue at the beginning of the meeting.  Kyle inadvertently
addressed
the issue on the discussion list. We'll table the conversation
about how
to block access to the compactor chute until July, since it
involves
spending money.

I noticed that with the financials, we were running a deficit
between
Jan-Mar.  I know that we had some unexpected expenses related to
the
roofing and stucco.  Fortunately, we received a large check, which
makes
our April financials (and the rest of the year) look good.
Perhaps we
spent a large amount on insurance, and we'll recoup that expense
through
the rest of the year's budget.  I do think that once we have the
reserve
study, we'll have to take a serious look at the HOA dues that we're
charging.  When the 2012 study was done, it was recommended that
each
unit get a large special assessment (perhaps $5,000?).  The Board
decided against such an action and figured that raising the dues
3-4% a
year would be good enough.  After that point, the dues weren't
raised
for one or two years, so we don't really know our long-term
financial
picture.  Hopefully the study will reveal good news, but it could
also
tell us news that we don't want to hear.

Thanks,
Alex
--
Alex Agle
alex@xxxxxxxxx
C 404-229-3325
W 404-894-6165

-------- Original Message --------
Subject: [highland-board] Re: June Meeting Agenda
From: Kelli Reid <kellijreid@xxxxxxxxx>
Date: Sun, June 03, 2018 4:15 pm
To: highland-board@xxxxxxxxxxxxx


Hi Alex!

Thanks for putting this together. The agenda looks good! Below
are a few
items I would like to see added.

1.  Discuss the reserve study and the reason for holding off on
major
financial decisions.  Maybe this should be mentioned at the top
of the
meeting. I added it to the calendar invite but it's worth
reiterating
it.
We can also mention we're in constant contact with CMA regarding
the
completion of the study.

2. Address why concerns haven't been addressed as quickly.
Example, Unit
503 was discussed during the March meeting. They sent me a text
last
week
and that's when I noticed I realized it still wasn't addressed.
We can
mention all the turn over in CMA as well as the turn over the
board had
last year did not help either.

3.  I noticed you mentioned the committees. Tiffany gave me the
list
during
March's meeting. I scan and email that tomorrow to this group.
Not sure
if
I mentioned adding minutes, facts, bylaws, etc, to some sort of
Google
shared network but that would be something beneficial for the
communications committee to take on. Often times neighbors ask
questions
that have already been addressed. If they had an area they could
refer
to
that would be helpful.

4.  Address the question about the clear flange, or whatever it's
called,
in the compactor.  Clarify that only the outside of the
compactor was
to be
painted. CMA can fill us in on the options they presented to us.
The
options are as follows. It's a copy and paste from Kyle's email.
Option
3
seemed like the best option but Kyle was waiting for more
details and to
determine if it could even be done.  But again, this wouldn't be
voted
on
until the reserve study is complete.

I am still trying to figure out a solution for the trash that is
thrown
down the chute when the compactor/container is being emptied.
Here are
our
options:

   1. *Do nothing* - The drivers are supposed to pick up any
trash and
put
   it in the dumpster before reconnecting. The turnaround on
emptying
the
   containers is only a couple of hours and we shouldn't have
that much
trash
   in that short amount of time. I will also ask the janitorial
staff
to keep
   area clean.
   2. *Install a lock on chute door (less than $200) – *To do
this we
would
   need a designated “trash monitor” to go out and lock the
chute when
the
   container is full. Unfortunately, we know that residents will
likely
just
   leave their garbage on the ground in front of the chute or
throw it
into a
   recycling container. We could potentially supply the “trash
monitor”
with a
   95gal trash can to place in front of the chute to collect
trash while
   locked. That is a lot of work for a volunteer to do though.
   3. *Install a slide barrier in chute (more than $200) –* This
installed
   in a lot of high-rises to prevent trash from falling into
compactor
while
   being serviced (see attached). I am not sure if this
   <https://maps.google.com/?q=1465+Northside+Drive,+STE+128,+

<https://maps.google.com/?q=1465%2BNorthside%2BDrive,%2BSTE%2B128,+%2B+%0D%0A+Atlanta,%2BGA%2B30318&entry=gmail&source=g>>
Atlanta,+GA+30318
<https://maps.google.com/?q=1465%2BNorthside%2BDrive,%2BSTE%2B128,+%2B+%0D%0A+Atlanta,%2BGA%2B30318&entry=gmail&source=g>
+%0D%0A+Georgia&entry=gmail&source=g>is
   even possible do to space restrictions, slope of the chute or
if it
is even
   cost effective. I know it will be more than $200, but I would
need
to get a
   quote to find out how much.


Tiffany is brining the key to the mail box display and my purple
board.  In
the past more neighbors emailed me to get on the distribution
list as
contact information was listed there. I can go ahead and start
adding
info
and contact info there once I get the key.

I'll also have my questions about the financials ready. I
already wrote
99%
of them down on Friday. I'll scan them in tomorrow in hopes of
CMA being
able to fully address them during the meeting.

Thanks and enjoy the remainder of your weekend!
Kelli

Ps: Thanks for being on top of the parking!



On Sat, Jun 2, 2018 at 5:39 PM Alex Agle <alex@xxxxxxxxx> wrote:

Hi everyone,

I've attached what I'd like to cover during Monday's 6:30PM
meeting.
If
everything goes well, we should be able to quickly move
through the
agenda.  We'll end with reviewing the CMA leasing program
contract.
In
total, I anticipate 75 minutes.  I've tabled a few topics
until our
July
meeting, since the topics involve spending money or we aren't
yet
ready
to talk about them.

Also, Kyle Scroggs received a promotion and will be leaving
us.  He
may
or may not be at Monday's meeting.  Dennis Hoffman might join
us to
help
with the transition.  I didn't remember the full name of our
new
property manager, but I think her first name is Claire.  We
knew that
Kyle's time with us would be relatively short, and I'm glad
that he
was
able to help us with some of the issues our community was
facing.  We
wish you well in your new position!

Thanks,
Alex
--
Alex Agle
alex@xxxxxxxxx
C 404-229-3325
W 404-894-6165

--
-Think Good Thoughts
Kelli J. Reid

"One day closer to my purpose."
- KJR

--
-Think Good Thoughts
Kelli J. Reid

"One day closer to my purpose."
- KJR




--

•  •  Jacqueline "Jackie" Reedy   •  •

Corporate Communications Consultant
KWI, Inc., for Chick-fil-A

678-887-8404
jackiereedy@xxxxxxxxx | www.JackieReedy.com

http://twitter.com/jackiereedy  http://www.facebook.com/jackie.reedy




--

•  •  Jacqueline "Jackie" Reedy   •  •

Corporate Communications Consultant
KWI, Inc., for Chick-fil-A

678-887-8404
jackiereedy@xxxxxxxxx | www.JackieReedy.com

http://twitter.com/jackiereedy  http://www.facebook.com/jackie.reedy

--
-Think Good Thoughts
Kelli J. Reid

"One day closer to my purpose."
- KJR



Other related posts:

  1. Home
  2. highland-board
  3. Archive
  4. 06-2018