[heraldnegindex] Re: HELP!!!

  • From: "Chris Shepheard" <chris.shepheard@xxxxxxxxxxxxxxx>
  • To: <g.lunn800@xxxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Wed, 1 Sep 2021 16:47:03 +0100

Hi Patsy, (I’m copying this to the list so everybody knows too)


Please put whatever is in the Neg No. column in the Neg No. Excel field just as 
it is (i.e. 3-7 goes in as 3-7, 10-14 as 10-14). However you may hit a snag if 
Excel tries to calculate that as a sum. If so you will need to set the format 
of the whole column (Right click the header cell and select “Format Cells”) to 
either “General” or “Text”. That will stop the program from trying to evaluate 
the contents as an expression.


Now if you’ve got, say, “3-7” against one Assignment and “7-14” on the row 
below that is fine – just enter it exactly as it is in the book. It happens 
because each of those numbers represents a strip of 35mm negatives which can 
contain up to six individual negatives. The photographer concerned will have 
moved on from one assignment to the next and therefore the strip can contain 
images from both jobs.


There will not be a problem when using the index to find specific negatives as 
the searcher will just take the sheet containing those strips and the 
difference between assignments should (?) be quite obvious. The numbers will 
give a good guide to where the assignment change falls.


I hope that is all fairly clear though it’s not an easy concept to grasp for 
anybody who has not seen the actual negative binders in which the sheets are 
stored – perhaps later we can arrange a visit to the store for those 
interested. It will be quite an experience! In the meantime please shout with 
any more questions.


With regard the database software I’m going to repost the earlier email with 
links and some additional notes. I’ve also now added parts of the software 
manual which may help everybody with searching.


Perhaps next time we meet we’ll find somewhere with good internet access and 
power points so that I can talk everyone through software installation and 
database use.




Chris Shepheard



From: g.lunn800 <g.lunn800@xxxxxxxxxxxxxx> 
Sent: 01 September 2021 15:52
To: chris.shepheard@xxxxxxxxxxxxxxx
Subject: HELP!!!


Hello Chris,


Sorry to be a pain but we were talking yesterday about negs being lumped 
together like 3-7 do I actually put 3-7 or 3,4,5,6,7,and sometimes there may be 
duplicate neg number with the latest being a different job. I can extend the 
Assignment over several neg numbers but not the description (for instance 
Farnham Carnival) as each photo would be different. I can't remember what your 
comments were.


Now for the other thing you sent - the Datapower Database. Haven't a clue how 
to open that to see the screen you had yesterday on your computer. It seems I 
may have to install an app. I just seem to have everything on Excel - the same 
format as we are all working with.



Other related posts:

  • » [heraldnegindex] Re: HELP!!! - Chris Shepheard