[hbio] Re: HBio: Update ** important

  • From: Christos Ouzounis <christos.ouzounis@xxxxxx>
  • To: hbio@xxxxxxxxxxxxx
  • Date: Wed, 03 Aug 2016 21:22:04 +0100


names above not subscribed to list: please do so, we can remove your personal 
addresses here.

On Jul 12, 2016 AD, at 09:05, Christos Ouzounis wrote:

Hi everyone
An update on the HBio conference & society

1. Web site: As you have seen, we now have a pretty well-established web site 
for the society, including the conference speakers' list and announcement.
We have also secured the HBio.info domain name for the society – reads: 
Hellenic Bio.info – despite the provisional name, it sort of works now for 
most of us.
Thanks to all who provided feedback, Panteris for setting up the emailing 
list, please subscribe as per instructions, if you have not done so.

Please advertise website to your circles:
http://hbio.info ;||||||| conference website: 
http://hbio.info/conferences-when/2016-09/ ;||||||| 
Cfp:http://tinyurl.com/zoneu9t

2. Registration system:  also ready for release (we should be using 
Regonline.com, in all likelihood). The only thing holding it back is getting 
a new bank
account for the society which has complications (the accountant is looking 
into this). Participants could be using credit card or direct deposit for 
registration.
We have thought to set the following prices (please send feedback if there 
are other suggestions:
- Invited speakers: free registration
- Regular participants: 40 Euro (including all organizers, as minimum – if 
you wish to contribute more, please do)
- Student: 20 Euros
- Sponsors (i.e. industrial participants): 500 Euros

Ready to open. We will be using my IDLE account again. We will start the 
process with opening an account with the bank,
but this will take time. I am keeping detailed records of all payments that 
will be provided to the treasurer.

GOOD NEWS: we have a VAT number, a stamp and a receipt book. I will start 
issuing receipts for everyone who has
deposited money so we keep a clean record of what is going on, financially. We 
have a balance of €150, we owe to
the accountant €210. €100 was her fee, €100 was a fine for late application and 
€10 for the stamp/book.

Also we suggest waiving the society subscription fees for the first year, 
allowing people to become members if they pay the conference fee and they 
have the
support from two society members, as in the statutes.

3. Abstract submission system: also ready to go, thanks to Promponas 
(EasyChair). You will soon receive a mail from EasyChair, if you haven't 
already.
Ouzounis will be updating the conference web site with the abstract 
submission information soon.

Please consider submitting abstracts, soon! See Cfp:http://tinyurl.com/zoneu9t

4. Agenda: Kyrpides is gathering titles of the talks of the 16 invited 
speakers, and based on those we can organize the sessions (hopefully in the 
next couple
of weeks). We should all be checking the google doc with the agenda and 
provide feedback. The goal is to have the preliminary agenda with the titles 
of all
invited speakers and all sessions ready within the next 2 weeks, before the 
end of July. Then we can post and we can fill the remaining slots with the 
submitted
abstracts. Invited talks get 30 mins all other talks 15 mins. Anyone who 
would like to present, should submit an abstract and be prepared to give a 15 
min talk.

We will send a provisional agenda with the themes of the conference in the next 
few days. We need assistance and
feedback here. Please come forward, as co-organizers. Also, we have interest 
for two round-table discussions: one
political "growth engine for greece" and another one infrastructure "elixir and 
beyond". If you want to participate, or
help with the organization please speak up!

5. Funding and Budget: Vizirianakis is coordinating, and looking for funding, 
any help is of course welcome. Our estimate is that we 'll need around 10,000 
Euros
to be comfortable with the organization and also cover the hotel expenses of 
all invited speakers. We don't need to cover anyone's travel expenses. 

Yiannis Vizirianakis is coordinating this, we are seeking fundings. Dear 
Yiannis: please let us know where we stand
there, names, amounts, and the like.

6. Elections: We suggest setting an electronic system upfront (proposal). 
This way members that won't be able to participate in the conference can also 
vote
remotely (they will need to subscribe with 40 Euros first). We have set up a 
test voting system using Ballotbin (ballotinbin.com). The candidates are 
added for
now only as a test, so don't be alarmed if you see your name there. The way 
that this works, is that the admin of the system (currently Kyrpides) is 
setting the time
frame of elections (can be a few hrs or several days, no limit really). Then 
all candidate names are added as well as voter emails. New emails can be 
added at
any time if new members are added during the process. Each voter then 
receives by email a unique link for voting. This cannot be passed to others. 
The results
can be made available to everyone at the end of the election period. If any 
of you don't receive a message by next week, please let Kyrpides 
(nckyrpides@xxxxxxx) know.
This is only for testing at this point to make sure everything works fine. If 
there are disagreements on the method or system of voting, please voice your 
opinion.

Not sure with this one, I think Nikos can update us some time next week.

7. HBio Board nominations: For good reason, Kyrpides & Ouzounis will not be 
candidates for the Board. Hopefully others will be willing to participate. The
board needs to have 7 members and ideally at least three should be female. We 
should also try to have as wide geographic coverage and interdisciplinary
background as possible. If anyone is interested please come forward. 
We will also need an elections committee (ideally 3 members) which will have 
control of the electronic process (and access to the ballotibin) to ensure 
everything
is working properly. This committee will also announce the results during the 
conference. Everyone who has voted will be able to see the results however at 
the
end of the elections period. Kyrpides & Ouzounis are happy to be on the 
election committee and help in this process if there are no objections. We 
will need one
more person, who cannot be a candidate for the Board.

We did not have any feedback here. Please some enthusiasm, there has been 
little active feedback.

best wishes &
bonnes vacances



Other related posts: