atw: Re: Authors using DOTM files instead of DOCX files (cross posted to Word-PC)

  • From: Dora Evans <dora@xxxxxxxxxxxxxxx>
  • To: "austechwriter@xxxxxxxxxxxxx" <austechwriter@xxxxxxxxxxxxx>
  • Date: Sun, 8 Oct 2017 22:17:25 +0000

Hi Suzie,

I don't have any experience in this area apart from being a long time Word 
user. It sounds to me like somebody with some technical skills thought it would 
be a good way to do it but they didn't have any great knowledge of Word. In my 
experience, most Word users don't know the difference between a template and a 
document, and many wouldn't even know what a template was.


From: austechwriter-bounce@xxxxxxxxxxxxx 
[mailto:austechwriter-bounce@xxxxxxxxxxxxx] On Behalf Of Suzy Davis
Sent: Sunday, 8 October 2017 9:41 AM
To: austechwriter@xxxxxxxxxxxxx
Subject: atw: Authors using DOTM files instead of DOCX files (cross posted to 

Hi there

(apologies - long post)

The question: How common is the practice of large author teams to use the 
template file, DOTM to create their documents - some of which are 800 pages 

I've just deployed a new template brand refresh to a little over 22,000 authors 
in a global engineering and consulting company.

As corporations often do, they thought bringing the template builder in 
literally 4 weeks before the brand launch would be enough time.  And they 
wanted a macro refresh as well!

An interesting month that I survived, and delivered on time (although we had to 
cut a few corners); but there wasn't any time for document analysis; or the 
analysis of the way people need to work.

They accepted that I just needed to do the job in the way I could do it and 
achieve the deadline.

One of the main things I saw when I arrived was that authors were using DOTM 
files in documents, with an embedded custom Ribbon.  I was notified that these 
documents error when the documents are sent to customers or external 
collaborators when the macros are taken out (many mail servers won't accept 
DOCM OR DOTM files).  This means that the resulting DOCX with the Ribbon XML 
still embedded (as an author won't know how to take it out) will error when 
that document is opened.  They've just learn to live and accept that.

The documents are deployed via SharePoint.
I don't know much about SharePoint.  When people open the DOTM in SharePoint it 
opens the DOTM file on their PC and they happily continue working in it.  Even 
when they save as, they don't notice that it's a DOTM file; and if they did and 
saved it as a DOCX, they would lose macros etc.

I took one look at that and said I'll move you towards a Microsoft Best 
Practice approach - which was to add a macro into the DOTM file, that when 
saved to the PC, will save it to a template location, and force the start of a 
new document, and load the ribbon from an external addin.  This forces people 
to work in the DOCX files not the DOTM files.

The new Ribbon (with macros) is loaded as a global addin (currently via a 
SharePoint download and self install), and their new documents are all attached 
to a template in a common location (not under the user profile - yet) which 
holds the macros and building blocks.

I'd like to move them to a Word\Startup global addin location, and a template 
deployment where IT push the templates out rather than people needing to open 
from SharePoint (at least for the base corporate templates) - but that will 
likely take a year of discussion with IT.

Is this a common practice - working in the DOTM??

First time I've encountered it, and I was shocked that someone would consider 
that as an option, and can only imagine that they did so while fairly 
inexperienced and needing to appease a demanding corporate stakeholder under a 
tight timeframe.

In companies deploying templates via Intranets or SharePoint I've more commonly 
seen DOCX files deployed as templates.

Because of the way they've been working they are used to the Ribbon only being 
present when they have the document (DOTM) open, and otherwise it's not there.

With my method there is some confusion because people are expecting the Ribbon 
to work no matter what document is open - but Ribbons only work in when the 
building blocks, or styles are present in the current document.

To me it's the same as trying to use your Bank app on your phone when the phone 
is out of range.  You get a message that that button won't work in this 
document, and move on.

From my point of view this is a maintenance nightmare.  If they need new 
building blocks or macros, or ribbon alternations we just update the templates, 
or the ribbon file, and tell people to download the updated template or ribbon.

They would have no way to deploy these updates, except by telling people to 
copy their document into the new template.  Just what someone needs in an 800 
page document on a time crunch.  Seems bizarre to me, but maybe I've been 
working the way I've been working (and avoiding corporates) for too long!

Would love to hear your thoughts...

Kind regards Suzy

Suzy Davis
Microsoft Word Templates
& Documentation Projects

 [cid:image008.png@01CDD13A.353D71A0] <!/AppsForOffice><><>

PO Box 404
Brighton VIC 3186
(Melbourne) Australia

Email suzy.davis@xxxxxxxxxxxxxxxxx<mailto:suzy.davis@xxxxxxxxxxxxxxxxx>
Skype suzy.davis

PNG image

PNG image

PNG image

PNG image

Other related posts: